Defter ve Excel'le iş takibi: Ne zaman bir programa geçmelisiniz?

Çoğu işletme takibe defterle başlar, sonra Excel'e geçer. Bu çok doğal; başlangıçta ikisi de işi görür. Sorun, iş büyüdüğünde ortaya çıkar: Dosyanın hangisi güncel, kim neyi değiştirdi, o sipariş nereye yazıldı? Bu yazıda bir programa geçme zamanının geldiğini nasıl anlayacağınızı anlatıyoruz.

Zamanın geldiğini gösteren işaretler

• Aynı bilgi birden fazla yerde. Sipariş hem defterde hem Excel'de hem de WhatsApp'ta yazıyor ve üçü birbirini tutmuyor.
• "Son hali hangisiydi?" Dosyanın kopyaları dolaşıyor; kimse en güncelinin hangisi olduğundan emin değil.
• Tek kişiye bağımlılık. Dosyayı yalnızca bir kişi anlıyor; o izne çıkınca iş duruyor.
• Hesap tutmuyor. Ay sonunda stok, kasa ya da tahsilat rakamları beklenenden farklı çıkıyor.
• Müşteriye geç cevap. "Siparişim nerede?" ya da "Borcum ne kadar?" sorusunun cevabını bulmak dakikalar alıyor.
• Telefondan erişim yok. Sahada ya da dükkân dışındayken bilgiye ulaşamıyorsunuz.

Bu maddelerden ikisi ya da üçü size tanıdık geliyorsa geçiş zamanı gelmiş demektir.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Piyasada birçok hazır program var ve bazı işletmeler için doğru seçim bunlardır. Kabaca şöyle düşünebilirsiniz:

• Hazır program uygundur: İşiniz sektördeki standart akışa uyuyorsa ve programın size sunduğu ekranlar yetiyorsa.
• Özel yazılım uygundur: İşinizin kendine özgü bir akışı varsa, hazır programda her gün etrafından dolaştığınız eksikler oluşuyorsa ya da birkaç farklı aracı tek ekranda toplamak istiyorsanız.

Özel yazılımın avantajı, programın işinize uyması; işinizin programa uymak zorunda kalmaması.

Kendi yaptığımız örnekler

Bu ihtiyaçlardan doğan üç ürünümüz var:

• Aptora: Apartman ve site yöneticileri için aidat, gider ve duyuru takibi.
• Lumora: Kuaför ve güzellik salonları için randevu ve müşteri takibi.
• Trakya Grup: Su arıtma servisi için müşteri, cihaz ve filtre değişim takibi.

Butikler için hazırladığımız QR kodlu stok ve kasa sistemini buradan deneyebilirsiniz. Diğerlerini ürünlerimiz bölümünde görebilirsiniz.

Geçiş nasıl yapılır?

1. Dinleriz. Bugün işin nasıl yürüdüğünü, nerede zaman kaybettiğinizi konuşuruz.
2. Ekranları çizeriz. Programın nasıl görüneceğini, kodlamadan önce onayınıza sunarız.
3. Verileri taşırız. Excel'deki müşteri, ürün ya da daire listelerinizi yeni sisteme aktarırız.
4. Birlikte başlarız. İlk haftalarda ekibinizin alışması için yanınızda oluruz.

Geçiş sırasında Excel'i hemen bırakmak zorunda değilsiniz; bir süre iki düzen yan yana yürüyebilir.